Jakie dokumenty należy przechowywać i jak długo je przechowywać

Category: Zwłaszcza Jeśli
17 lutego 2021

Potrzebny jest trochę papieru, ale niektóre są zagracone. Znać różnicę

Podsumowanie

Zachowaj zbyt mało zapisów, a będziesz się jąkać u agenta IRS w czasie audytu. Za dużo i papier może zająć twój dom. Ile jest w porządku?

Treść tej strony jest aktualna na dzień opublikowania; Jednak niektóre z naszych ofert partnerskich mogły wygasnąć. Zapoznaj się z naszą listą najlepszych kart kredytowych lub skorzystaj z naszego narzędzia CardMatch , aby znaleźć karty dopasowane do Twoich potrzeb.

Niezbędne lektury, dostarczane co tydzień

Zasubskrybuj, aby co tydzień otrzymywać najważniejsze wiadomości tygodnia w swojej skrzynce odbiorczej.

Twoja podróż kartami kredytowymi jest już oficjalnie w toku.

Miej oko na swoją skrzynkę odbiorczą – wkrótce wyślemy Twoją pierwszą wiadomość.

Porządkowanie dokumentacji finansowej może również dać ci lepszy obraz swoich finansów, dzięki czemu masz lepsze wyobrażenie o tym, na co Cię stać, mówi profesjonalna organizatorka Julie Morgenstern, autorka książki „Organizing From the Inside Out.

Kto wie? Możesz nawet otrzymać dodatkową gotówkę. „Około 70 procent moich klientów znajduje pieniądze – mówi Morgenstern. „Znajdą czeki, które nie zostały zdeponowane, rachunki bankowe, o których zapomnieli, lub rachunki medyczne, które będą mogli złożyć, aby uzyskać zwrot kosztów od firmy ubezpieczeniowej.

Rozmawialiśmy z Morgensternem i innymi ekspertami, aby uzyskać ich najlepsze wskazówki dotyczące tego, które płyty podrzucać, które zachować oraz jak najlepiej przechowywać i organizować to wszystko.

Krok 1: Wrzuć, co możesz

Wiele z tego, co masz schowane w tych stosach dokumentów i przepełnionych szafkach na akta, prawdopodobnie można rozbić. Po prostu upewnij się, że chronisz swoją tożsamość, niszcząc wszystko, co zawiera więcej danych osobowych, niż można znaleźć w książce telefonicznej.

Wśród rekordów, które możesz wyczyścić:

  • Wpływy kasowe.

    Możesz dość szybko wyrzucić paragony za większość zakupów, zwłaszcza jeśli zapłaciłeś gotówką. Jeśli płaciłeś kartą debetową lub kredytową, przechowuj te pokwitowania w kopercie lub na stojaku (w zasadzie gwóźdź do podstawy), dopóki nie sprawdzisz, czy wyciąg z konta bankowego lub karty kredytowej jest prawidłowy. Jedyne rachunki, które naprawdę musisz przechowywać dłużej, to te dotyczące ulepszeń domu i większych zakupów (aby uzyskać gwarancję lub udowodnić swoją wartość w przypadku utraty lub uszkodzenia) oraz te, które są potrzebne do celów podatkowych. Oczywiście, jeśli istnieje szansa, że ​​zechcesz przywieźć ten drogi nowy płaszcz lub parę butów, powinieneś również zachować te pokwitowania, przynajmniej do końca okresu zwrotu.
  • Wyciągi z kart kredytowych.

    Większość ekspertów twierdzi, że po sprawdzeniu ich dokładności można podrzucać miesięczne wyciągi, chyba że stanowią one jedyny zapis transakcji podatkowej. Jeśli z jakiegoś powodu będziesz potrzebować wyciągu, większość banków archiwizuje je dla Ciebie online.
  • Wiadomości-śmieci.

    Wyrzuć broszury inwestycyjne i bankowe, które już przeczytałeś, wstępnie zatwierdzone oferty kredytowe oraz katalogi lub czasopisma starsze niż 3 miesiące. (Jeśli są w pobliżu tak długo, nigdy ich nie przeczytasz.) Bądź bezlitosny, jeśli chodzi o zaproszenia na przeszłe wydarzenia, oferty, na które nie jesteś gotowy do natychmiastowego działania i stare kartki z życzeniami, chyba że zawierają specjalna odręczna wiadomość.

Krok 2: Sortuj i organizuj

Po wyczyszczeniu oddziel dokumenty, które musisz przechowywać, na trzy kategorie: te, które musisz przechowywać przez jeden rok kalendarzowy, te, które musisz przechowywać przez dłuższy okres, oraz dokumenty, które są trudne do zastąpienia, takie jak akty urodzenia i ślubu. (Zobacz tabelę: jakie rejestry przechowywać, jak długo je przechowywać).

Następnie wybierz dom dla każdego.

„Po prostu uczyń swój system tak prostym, jak to tylko możliwe, aby faktycznie go używać – mówi Brandi Kajino, konsultant w biurze domowym w Vancouver w stanie Waszyngton. „Możesz mieć piękną szafkę na akta, ale jeśli jest pusta, to ci nie pomaga.

  • Dokumenty, które będziesz przechowywać przez rok.

    Najlepiej przechowywać te rekordy w łatwo dostępnej szafce lub pudełku, twierdzą organizatorzy. Twórz foldery z takimi tematami, jak odcinki wypłaty, wyciągi bankowe, media, rachunki za telefon i samochód. Jest to również miejsce, w którym można przechowywać rachunki podatkowe z tytułu wydatków biznesowych i datków na cele charytatywne. Jeśli nie znosisz składania dokumentów lub brakuje ci miejsca, wypróbuj plik akordeonowy lub zestaw ułożonych w stos skrzynek pocztowych, mówi Kajino.
  • Długotrwałe przechowywanie.

    Większość organizatorów zaleca wyczyszczenie plików po zapłaceniu podatków i umieszczenie zwrotu i innych dokumentów w pudełku lub koszu oznaczonym rokiem. Aby były bezpieczne i suche, wybierz plastikowy pojemnik z pokrywką. Zastanawiasz się, jak długo zachować zwroty? IRS ma trzy lata na przeprowadzenie audytu, jeśli wykryje błędy w dobrej wierze; sześć, jeśli znacznie zaniżasz swoje dochody. Ale wielu ekspertów twierdzi, że jeśli masz wystarczająco dużo miejsca, najbezpieczniejszą strategią jest przechowywanie dokumentów związanych z podatkami na zawsze. „Po prostu nigdy nie wiesz, kiedy będziesz musiał wrócić i coś udowodnić – mówi Michael Tonkovic, dyrektor w PwC Grupa Washington National Tax Services. „Powiedzmy, że pracowałeś w pizzerii, kiedy byłeś na studiach i kiedy przychodzi pora, abyś otrzymał wypłatę z Ubezpieczeń Społecznych, nie widzisz tych zarobków na wyciągu z wypłaty dla Ubezpieczeń Społecznych.Można to udowodnić, jeśli zachowałeś zeznanie podatkowe i W-2. Inny scenariusz: Twój pracodawca lub księgowy jest poddawany audytowi pod kątem oszustwa popełnionego 10 lat temu. (Nie ma limitu czasu, jeśli podejrzewa się oszustwo.) Są szanse, że IRS będzie chciał zobaczyć twoje zwroty w ramach dochodzenia.
  • Istotne dokumenty.

    Dokumenty takie jak akty małżeństwa i urodzenia, paszporty, karty ubezpieczenia społecznego, testamenty, akty zgonu i tytuły należy przechowywać w bardzo bezpiecznym miejscu. Niektórzy eksperci twierdzą, że sejf jest najlepszy, chociaż dostęp do sejfu może być trudny w nieparzystych godzinach, a jeśli umrzesz, może być zapieczętowany. Inna dobra opcja: ognioodporne i wodoodporne pudełko lub szafka. W obu przypadkach kopie tych dokumentów należy przechowywać w oddzielnym miejscu. Nie zapomnij dołączyć zapasów domowych lub filmów oraz listy wszystkich ważnych kont.

Uczyń swój system tak prostym, jak to tylko możliwe, aby faktycznie go używać. Możesz mieć piękną szafkę na akta, ale jeśli jest pusta, to ci nie pomaga.

Krok 3: Bądź na bieżąco

Teraz, gdy stworzyłeś system, kluczem do sukcesu jest jego użycie.

  • Utwórz domowe centrum finansowe.

    Wybierz jedno miejsce, w którym będziesz otwierać wyciągi bankowe, płacić rachunki i składać dokumenty. Twój komputer, niszczarka i skaner powinny znajdować się w pobliżu. Jak mówi Morgenstern, najlepszym miejscem jest naturalne gromadzenie się papierów. „Jeśli twoje dokumenty leżą na blacie kuchennym, a biuro znajduje się na górze, musisz przenieść swoje biuro do kuchni – mówi. „Musisz pracować tam, gdzie grawitujesz, ponieważ nigdy nie zamierzasz się przekwalifikować. Może to oznaczać opróżnienie szafki lub inwestycję w wózek na teczki.
  • Zaplanuj przychodzący papier.

    Aby zapobiec ponownemu tworzeniu się stosów, przygotuj plan postępowania z pocztą w momencie jej nadejścia. Kajino zaleca kilka folderów lub skrzynek na listy z etykietami, takimi jak „akcja na papiery, na których chcesz działać, „wprowadzanie danych dla numerów telefonów lub pokwitowania i „przeczytaj i przejrzyj biuletyny i artykuły, które chcesz przeczytać.
  • Ustaw godziny pracy w domu.

    Niezależnie od tego, czy spędzasz trochę czasu każdej nocy, czy dwie godziny w każdą sobotę rano, wybierz regularny czas na opłacanie rachunków i składanie sprawozdań finansowych, a następnie zapisz to w swoim kalendarzu i trzymaj się go. „Powinien być ten sam dzień i pora dnia co tydzień – mówi Morgenstern. „Nie możesz tego robić, kiedy jesteś w nastroju lub kiedy masz wolny czas. Żadne z nich nigdy się nie zdarza . Zaplanuj zainwestowanie minimum godziny tygodniowo.
  • Przejdź na cyfrowe.

    Programy takie jak Quicken ułatwiają śledzenie wydatków, uzgadnianie wyciągów bankowych i eliminację zbędnego papieru. Możesz także opłacać rachunki online i pobierać wyciągi bankowe i wyciągi z kart kredytowych na swój komputer, zapisując je tam zamiast w formie papierowej. IRS uważa dokumenty elektroniczne za równie dobre jak papier, po prostu upewnij się, że szyfrujesz pliki i przechowujesz kopie zapasowe na dysku flash USB, płycie CD, DVD, przenośnym dysku twardym lub w internetowej usłudze przechowywania.

Wykres: jakie zapisy przechowywać, jak długo je przechowywać

Dokument Jak długo to zachować Czemu
Deklaracje podatkowe i dokumenty potwierdzające Minimum siedem lat po złożeniu zwrotu. IRS ma trzy lata na skontrolowanie Twojego zwrotu, jeśli podejrzewa popełnione w dobrej wierze błędy, sześć lat, jeśli uważa, że ​​zgłosiłeś swoje dochody o co najmniej 25%, oraz nieograniczony czas, jeśli prowadzi dochodzenie w sprawie oszustwa. Zatrzymaj przynajmniej swoje W-2, dopóki nie zaczniesz zarabiać na Ubezpieczeniach Społecznych, ponieważ zapewniają one najlepsze oszacowanie Twoich zarobków.
Oświadczenia maklerskie / dokumenty inwestycyjne Przechowuj miesięczne wyciągi przez rok; możesz je zrzucić, jeśli roczne sprawozdanie podsumowuje całą działalność. Przechowuj podsumowania roczne tak długo, jak długo posiadasz zabezpieczenia, plus siedem lat. Potrzebujesz dowodów swoich zakupów, aby udowodnić zyski i straty kapitałowe w zeznaniu podatkowym.
Oświadczenia dotyczące planu emerytalnego Przechowuj wyciągi kwartalne przez rok; zrzuć je po dopasowaniu liczb do zestawienia rocznego. Przechowuj roczne podsumowania do momentu przejścia na emeryturę. Zapisy Twoich składek na Roth IRA dowodzą, że zapłaciłeś już podatek.
Remonty i inne rekordy dotyczące nieruchomości Dopóki nie sprzedasz domu, plus siedem lat. Ustalają podstawę kosztów w domu i mogą pomóc obniżyć podatek od zysków kapitałowych z nieruchomości.
Wyciągi z kart kredytowych Jeden miesiąc Przerzuć, gdy sprawdzisz je pod kątem dokładności, chyba że są one jedynym zapisem transakcji podatkowej.
Odcinki wypłaty Rok Niszcz, gdy zdobędziesz W-2 i upewnij się, że liczby się zgadzają.
wyciągi bankowe Przechowuj miesięczne wyciągi przez rok. Przechowuj roczne zeznania podatkowe przez co najmniej siedem lat. Stanowią dowód dochodu z oprocentowanych kont i mogą stanowić zapis transakcji podatkowych.
Rachunki za media i telefon Jeden miesiąc Przechowuj, aż pojawi się następne oświadczenie potwierdzające zapłacenie, chyba że jest to potrzebne do celów podatkowych.
Wpływy kasowe Jeden miesiąc na zakupy, takie jak artykuły spożywcze i posiłki w restauracji, dopóki nie dopasujesz ich do karty kredytowej lub wyciągu bankowego. W przypadku drogich zakupów (biżuteria, meble, sprzęt AGD) dołącz paragon do instrukcji obsługi i przechowuj go tak długo, jak jesteś właścicielem przedmiotu. Pokwitowania za duże przedmioty są niezbędne do aktywacji gwarancji lub wymiany wadliwego elementu i mogą udowodnić wartość przedmiotu firmie ubezpieczeniowej.

Treść redakcyjna tej strony opiera się wyłącznie na obiektywnej ocenie naszych autorów i nie jest napędzana przez dolary reklamowe. Nie został dostarczony ani nie został zlecony przez wydawców kart kredytowych. Możemy jednak otrzymać rekompensatę, gdy klikniesz linki do produktów naszych partnerów.

Michelle Crouch jest byłą współpracowniczką CreditCards.com w zakresie finansów osobistych

Co dalej?

Dostrajanie się do finansów: jak muzyka wpływa na Twoje pieniądze

Nie da się zaprzeczyć, że muzyka może ożywić program ćwiczeń, ale czy wiesz, że muzyka może mieć również znaczący wpływ na Twoje finanse?